Fehlerhafte Rechnung Anschreiben

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit großem Bedauern muss ich mich heute bei Ihnen melden, um auf eine Fehlerhafte Rechnung aufmerksam zu machen, die ich von Ihrem Unternehmen erhalten habe. Es handelt sich um die Rechnungsnummer 12345678 vom 15. Januar 2022.

Kopfzeile:

Ihre Firma GmbH
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
Tel: 1234567890
Email: [email protected]

Anrede:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Einleitung:

mit großem Bedauern muss ich mich heute bei Ihnen melden, um auf eine Fehlerhafte Rechnung aufmerksam zu machen, die ich von Ihrem Unternehmen erhalten habe. Es handelt sich um die Rechnungsnummer 12345678 vom 15. Januar 2022.

Hauptteil:

Bei genauer Prüfung der Rechnung ist mir aufgefallen, dass die berechneten Kosten für die Dienstleistung deutlich höher sind als vereinbart. Wir hatten uns in einem vorherigen Gespräch auf einen festen Preis von 500 Euro geeinigt, doch in der Rechnung werden mir nun 800 Euro in Rechnung gestellt. Dies ist offensichtlich ein Fehler und ich bitte Sie um eine Korrektur der Rechnung.

Des Weiteren sind in der Rechnung Positionen aufgeführt, die wir nie bestellt oder erhalten haben. So werden zum Beispiel drei zusätzliche Beratungsstunden in Rechnung gestellt, obwohl wir lediglich einen Beratungsbedarf von einer Stunde hatten. Auch hier bitte ich um eine Überprüfung und Anpassung der Rechnung.

Schluss:

Da wir die Rechnung pünktlich begleichen möchten, jedoch nicht bereit sind, falsche Kosten zu bezahlen, erwarten wir eine zeitnahe Korrektur der Rechnung. Bitte teilen Sie uns mit, wie Sie den Fehler bereinigen und uns eine korrigierte Rechnung zukommen lassen werden.

Grußformel:

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift:

Max Mustermann

Anhänge:

– Kopie der fehlerhaften Rechnung
– Kopie des Gesprächsprotokolls, in dem der vereinbarte Preis dokumentiert ist
– Falls vorhanden: Alle weiteren Unterlagen, die zur Klärung des Rechnungsfehlers beitragen können

Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen zur Klärung dieser Angelegenheit. Wir sind zuversichtlich, dass Sie den Fehler schnell und zu unserer Zufriedenheit beheben werden.

Bei Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung.

Schritt 1: Kopfzeile

In Ihrer Kopfzeile sollten Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Adresse, Ihre Kontaktdaten sowie das Datum angeben. Platzieren Sie diese Informationen oben links oder oben rechts auf Ihrem Anschreiben.

Schritt 2: Anrede

Geben Sie den Namen des Empfängers zusammen mit dessen Position und Kontaktdaten an. Wenn möglich, verwenden Sie eine persönliche Anrede, zum Beispiel „Sehr geehrter Herr/Frau [Nachname]“. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie allgemeinere Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden.

Schritt 3: Einleitung

In der Einleitung sollten Sie angeben, warum Sie das Anschreiben schreiben. Geben Sie an, wie Sie auf das Problem oder den Fehler aufmerksam geworden sind und warum es für Sie wichtig ist, dies anzusprechen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Standpunkt klar und höflich formuliert ist.

Schritt 4: Hauptteil

Im Hauptteil des Anschreibens können Sie detaillierter auf den Fehler oder die fehlerhafte Rechnung eingehen. Beschreiben Sie die genauen Probleme und geben Sie gegebenenfalls relevante Fakten oder Informationen an. Vermeiden Sie es, dabei einen beschuldigenden Tonfall einzunehmen, sondern bleiben Sie sachlich und konstruktiv.

Schritt 5: Schluss

Im Schlussteil können Sie mögliche Lösungsansätze oder Verbesserungsvorschläge nennen. Geben Sie an, welche Schritte Sie erwarten oder welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um den Fehler zu beheben. Wenn Sie bereit sind, weitere Informationen oder Hilfe anzubieten, können Sie dies auch im Schlussteil erwähnen.

Schritt 6: Grußformel

Verwenden Sie eine passende Grußformel, wie zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“, gefolgt von Ihrem Namen und gegebenenfalls Ihrer Position oder Firma.

Schritt 7: Unterschrift

Unterschreiben Sie das Anschreiben handschriftlich unterhalb der Grußformel.

Schritt 8: Anhänge

Falls Sie relevante Dokumente oder Informationen haben, die den Fehler oder das Problem weiter erläutern, können Sie diese als Anhänge an das Anschreiben beifügen. Geben Sie im Anschreiben an, welche Anhänge mitgeschickt werden.

Nun haben Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Anschreibens mit Kopfzeile, Anrede, Einleitung, Hauptteil, Schluss, Grußformel, Unterschrift und Anhängen erhalten. Vergessen Sie nicht, das Anschreiben vor dem Versenden sorgfältig zu überprüfen und es an den entsprechenden Empfänger zu adressieren. Viel Erfolg!

Frage 1: Wie sollte ich mein Anschreiben beginnen?

Das Anschreiben sollte immer mit einer höflichen und professionellen Anrede beginnen. Vermeiden Sie dabei abwertende Bemerkungen oder Vorwürfe. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, das Problem zu beschreiben und eine Lösung anzubieten.

Frage 2: Welche Informationen sollte ich in meinem Anschreiben angeben?

In Ihrem Anschreiben sollten Sie unbedingt Ihre Kundendaten sowie die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum angeben. Dadurch erleichtern Sie dem Unternehmen die Zuordnung Ihres Anliegens.

Frage 3: Wie sollte ich das Problem mit der fehlerhaften Rechnung beschreiben?

Beschreiben Sie das Problem so detailliert wie möglich. Erklären Sie, welche konkreten Fehler oder Unstimmigkeiten Sie entdeckt haben und wie diese sich auf die Rechnung auswirken.

Frage 4: Sollte ich meine Zweifel in Bezug auf die Korrektheit der Rechnung äußern?

Ja, es ist wichtig, Ihre Zweifel in Bezug auf die Korrektheit der Rechnung auszudrücken. Geben Sie jedoch immer an, warum Sie diese Zweifel haben und bieten Sie mögliche Lösungsvorschläge an.

Frage 5: Kann ich eine Frist für die Klärung des Problems setzen?

Ja, Sie können eine angemessene Frist setzen, innerhalb derer das Unternehmen das Problem klären soll. Geben Sie dabei einen konkreten Termin an und machen Sie deutlich, dass Sie sonst weitere Schritte einleiten werden.

Frage 6: Sollte ich Kopien von Belegen oder anderen relevanten Dokumenten beifügen?

Ja, es ist ratsam, Kopien von relevanten Belegen oder anderen Dokumenten beizufügen, um Ihre Argumentation zu stützen. Geben Sie in Ihrem Anschreiben an, dass Sie diese Dokumente beigefügt haben.

Frage 7: Wie sollte ich mein Anliegen abschließen?

Ihr Anliegen sollten Sie höflich und klar abschließen. Bitten Sie das Unternehmen um eine zeitnahe Rückmeldung und bedanken Sie sich für die Aufmerksamkeit.

Frage 8: Wie sollte ich mein Anschreiben formatieren?

Ihr Anschreiben sollte übersichtlich und gut strukturiert sein. Verwenden Sie Absätze, um die verschiedenen Abschnitte voneinander abzugrenzen und verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart und -größe. Fügen Sie Überschriften und Fettdruck hinzu, um wichtige Informationen hervorzuheben.

Frage 9: Welche Informationen sollte ich über das Unternehmen recherchieren?

Es ist empfehlenswert, sich vor dem Verfassen des Anschreibens über das Unternehmen zu informieren. Recherchieren Sie beispielsweise, wer der Ansprechpartner für das Rechnungsmanagement ist und welche Kontaktmöglichkeiten das Unternehmen anbietet.

Frage 10: Sollte ich mein Anschreiben vor dem Absenden Korrekturlesen?

Definitiv! Bevor Sie Ihr Anschreiben absenden, sollten Sie es gründlich Korrekturlesen. Überprüfen Sie die Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung, um sicherzustellen, dass Ihr Anschreiben makellos ist.

Frage 11: Wie sollte ich mein Anschreiben versenden?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Ihr Anschreiben zu versenden. Sie können es per E-Mail, Fax oder per Post verschicken. Wählen Sie die Methode, die für Sie am bequemsten ist und stellen Sie sicher, dass das Unternehmen Ihre Nachricht erhält.

Frage 12: Gibt es bestimmte rechtliche Aspekte, die ich beachten sollte?

Es ist ratsam, sich über die rechtlichen Aspekte im Zusammenhang mit fehlerhaften Rechnungen zu informieren. Überprüfen Sie beispielsweise Ihre Vertragsbedingungen oder die gesetzlichen Vorgaben Ihres Landes, um sicherzugehen, dass Ihr Anschreiben den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Frage 13: Wann sollte ich eine Reaktion seitens des Unternehmens erwarten?

Die Reaktionszeit des Unternehmens kann variieren. Es ist jedoch üblich, dass Unternehmen innerhalb von einigen Tagen eine erste Rückmeldung geben. Sollte das Unternehmen nicht innerhalb der von Ihnen gesetzten Frist reagieren, sollten Sie weitere Maßnahmen in Betracht ziehen.

Frage 14: Was sollte ich tun, wenn das Unternehmen nicht auf mein Anschreiben reagiert?

Wenn das Unternehmen nicht auf Ihr Anschreiben reagiert, sollten Sie weitere Maßnahmen ergreifen. Sie könnten beispielsweise eine erneute Anfrage stellen, einen Anwalt konsultieren oder eine Beschwerde bei entsprechenden Behörden einreichen.

Frage 15: Gibt es alternative Möglichkeiten, um mein Anliegen zu klären?

Ja, es gibt alternative Möglichkeiten, um Ihr Anliegen zu klären. Sie könnten beispielsweise versuchen, das Unternehmen telefonisch zu kontaktieren oder persönlich vorbei zu gehen. Es ist wichtig, alle relevanten Informationen und Kontakte zu dokumentieren, um Ihre Bemühungen nachvollziehbar zu machen.